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O que é gestão por processos?

Em:05/01/16 Por:barela

Segundo José Osvaldo De Sordi, pós-doutor em Administração pela FEA-USP, o objetivo da gestão por processos é “assegurar a melhoria contínua do desempenho da organização, por meio da elevação dos níveis de qualidade de seus processos de negócios”. Resumidamente, o conceito tem por objetivo avaliar as rotinas de trabalho, torna-las mais eficientes, integradas e preparadas para a melhoria contínua.

A gestão por processos busca organizar as funções de acordo com uma sequência de atividades – diferentemente da visão tradicional separada por áreas ou departamentos – que levam à produção de um resultado. Essas atividades em conjunto são denominadas processos, que, de forma integrada, operam para atingir o objetivo proposto pela empresa, seja produzir um carro ou pão quente.

Em um restaurante, por exemplo, que tem o propósito de servir refeições, há os processos de escolha do menu, compra de ingredientes, preparo da comida, organização do espaço e dos utensílios para os clientes, gestão financeira, entre outros. Todos devem funcionar perfeitamente, com responsáveis individuais, e integradamente para o resultado final.

As seguintes características devem estar presentes nos processos:

– Início, fim e objetivos definidos;

– Clareza quanto ao que é transformado na sua execução;

– Definir como ou quando uma atividade ocorre;

– Resultado específico;

– Listar os recursos utilizados;

– Agregar valor para o destinatário do processo;

– Ser devidamente documentado;

– Ser mensurável;

– Permitir o acompanhamento ao longo da execução.

Estabelecidos os processos, eles devem ser administrados separadamente e incorporados como ativos empresariais. Assim é necessário estabelecer, para cada um, os recursos necessários, monitorar a performance e realizar a manutenção, além de inserir inovações para o aperfeiçoamento permanente. Sobretudo, fornecer aos responsáveis as ferramentas necessárias para executar o planejado.

A implantação da gestão de processos segue um roteiro básico:

Projetar Processos

– Entender o ambiente interno e externo

– Estabelecer estratégia, objetivos e abordagens de mudanças

– Assegurar patrimônio para mudança

– Entender, selecionar e priorizar processos

– Entender, selecionar e priorizar ferramentas de modelagem

– Formar equipe e time de diagnóstico de processos

– Entender e modelar processos de situação atual

– Definir e priorizar problemas atuais

– Definir e priorizar soluções para os problemas atuais

– Redefinir práticas de gestão e execução de processos

– Entender e modelar processos na situação futura

– Definir mudanças nos processos

Gerir Processos

– Implantar os processos

– Promover a realização dos processos

– Acompanhar execução

– Realizar mudanças de curto prazo

– Registrar o desempenho

– Comparar o desempenho com referências internas e externas

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